Se você faz a gestão de ativos de TI na sua empresa, provavelmente uma de suas principais preocupações é minimizar o custo total de se possuir os equipamentos. Apesar de que nem sempre seja orçado desta forma, os custos de um equipamento não terminam quando você o compra. Você precisa considerar os custos ao longo do ciclo de vida, incluindo o custo de descarte. Para o gestor, minimizar esses custos passa a ser mais um desafio no processo.
Por isso, destacamos neste artigo as 8 melhores práticas para minimizar os custos com descarte dos ativos de TI.
1. Planeje antecipadamente.
Antes de adquirir ativos de TI, tenha um plano implementado para seus respectivos descartes. Preparar-se antecipadamente para o descarte vai poupar tempo e dinheiro ao longo do caminho. Inclua custos com descarte em seu orçamento – junto com os custos de aquisição, instalação e manutenção.
2. Escolha o parceiro certo.
Seu parceiro de descarte de eletrônicos (ou de ITAD) deve se encaixar bem com as necessidades de sua empresa. Garanta que seu fornecedor tenha localidades de processamento suficientes para atender todas as suas filiais e a capacidade logística de oferecer os níveis de serviço que sua empresa exige em todas as suas localidades. Procure pelas certificações da indústria para validar a capacidade e o compliance deles: R2/RIOS, e-stewards, ISO 14001 e NAID AAA. Você normalmente também será melhor atendido por um fornecedor que pode fornecer todos os serviços relacionados ao descarte que você precisa em todas as localidades.
3. Forneça o máximo de informações antecipadamente.
Trabalhe com seu fornecedor para programar as necessidades de descarte e os preparar para os tipos de equipamentos e materiais que você vai enviar a eles. Isto reduzirá os custos e diminuirá a chance de necessidades e gastos inesperados.
4. Considere os custos de empacotar os materiais você mesmo.
Avalie o custo de seus próprios recursos lidarem com o empacotamento dos equipamentos aposentados (seus salários, mais o tempo perdido que seria usado para realizar outro trabalho). Avalie também outros fatores, como se você tem o espaço para fazê-lo e acesso a materiais de empacotamento.
Se você tem esperança em revender os ativos para reuso, eles precisam ser empacotados de forma a prevenir danos durante o envio. Do contrário, o dinheiro que você economizará ao empacotar em sua própria empresa pode ser perdido se os seus ativos sofrerem danos durante o transporte.
Isso pode ser prevenido ao garantir que seu processo de empacotamento seja documentado e que as pessoas certas sejam treinadas. Seu parceiro de ITAD deve fornecer instruções detalhadas sobre o empacotamento ou então oferecer serviços para empacotar para você. Assim, os envios vão atender as legislações federais de transporte e você vai proteger o valor dos seus ativos.
5. Não arrisque não atender os requisitos ambientais.
As multas e publicidade associadas com a violação excederá de longe qualquer economia que você possa ter com as ofertas de custos baixos ou sem custo vindas de um fornecedor não certificado. Procure por fornecedores certificados em reciclagem ambiental. Certificações de terceiros incluem R2/RIOS e e-Stewards. Solicite pelo menos uma dessas para que você saiba que seu fornecedor está em compliance total com todas as legislações estaduais e federais e que atenda todos os padrões da indústria e de boas práticas.
6. Não arrisque o vazamento de informações. Gerencie o custo da sanitização ou da destruição dos dados.
Cuidadosamente planeje e documente o processo do manuseio e armazenamento de ativos desde o momento em que eles são aposentados. Revise se e como os dados são removidos dos dispositivos pelo seu time e a qualidade e a consistência desses processos. Um fornecedor com certificação NAID AAA pode te ajudar a avaliar os riscos e os custos de fazer você mesmo ou contratar um fornecedor para prover a sanitização de dados (apagamento) ou destruição física, localmente ou em cada localidade. Os custos de um vazamento de dados de qualquer tipo são estratosféricos. Trabalhe com seu fornecedor para garantir que você possui o melhor plano para sua empresa implementado.
7. Garanta que você está protegido.
Se algo der errado, você precisa assegurar que sua empresa está protegida financeiramente. Valide que o fornecedor possui a quantidade certa e os tipos certos de cobertura de seguro, incluindo E&O, Ambiental e, especialmente, de Vazamento de Dados. Seguro contra Vazamento de Dados é uma apólice ou um aditivo, específico para os custos de vazamento de dados. Peça pelo Certificado de Seguro – não apenas confie na palavra de alguém em relação a isso.
8. Personalize o processo.
Considere processos, níveis de serviços ou pacotes diferentes para as diferentes localidades de sua empresa baseado em tamanho, capacidade, tipos de materiais, recursos disponíveis e outros fatores. Por exemplo, um data center vs. um pequeno escritório de vendas remoto vs. um enorme prédio de escritórios. Uma solução nem sempre atende a todos, especialmente quando você considera o custo. Seu parceiro de ITAD deve estar apto a oferecer uma variedade de serviços – integrados em um pacote para a empresa como um todo – dependendo das necessidades de suas diferentes localidades.
Você precisa de um parceiro para ajudar na gestão de ativos de TI da sua empresa? A ITRV, especialista em ITAD, opera com logística reversa, sanitização dos dados, descarte (reuso e reciclagem), inventário profissional. Solicite uma proposta!