O ITAD é mais que um processo, um padrão ou mesmo um conjunto de normas. Os procedimentos determinados por uma organização para a dispensa e manejo dos ativos de TI já se tornaram uma necessidade. Criar um plano de ITAD é algo que irá otimizar – e não dificultar as coisas.
Contudo, como ocorre quando nos sujeitamos a novos procedimentos e padrões, para conseguir certificados como o ISO 9000, há boas práticas e alguns passos a seguir. Neste artigo tentamos dar esses primeiros passos.
Em primeiro lugar, muitos empresários ainda veem o ITAD como um processo que simplesmente irá gerar mais custos. Para esses empresários, enumeramos a seguir uma série de medidas capazes de reduzir os custos de manutenção de um bom programa dessa natureza.
ITAD – como gerenciar e enxugar custos de manutenção
Aparentemente, descartar de maneira responsável e correta ativos de TI, sejam eles parte do hardware, suprimentos ou mesmo licenças e sistemas, é algo que gera apenas custos. Entretanto, empresas de todo o mundo já implementaram programas que geram receitas adicionais a partir do ITAD.
Inicialmente, e isso é bem verdade, custos e investimentos são inevitáveis. Mas o futuro não poupa aqueles que permanecem como retardatários. Melhor do que não investir, se quer reduzir custos, é otimizar e racionalizar os investimentos e custos.
No caso dos programas de ITAD, há diversas maneiras de minimizar custos iniciais e custos fixos de manutenção. A seguir enumeramos algumas delas:
- Planejar com antecedência. Ter em vista a vida útil e o “destino” de cada equipamento e ativo, se possível ANTES da compra ou aquisição, é algo que pode reduzir drasticamente custos. Como acontece com veículos, custos de revenda, peças de reposição, valor de depreciação – tudo isso possui influência no processo de ITAD. Se comprados com sabedoria, os ativos podem gerar mais receita do que despesas, mesmo no seu descarte.
- Escolher parceiros corretos. Empresas de ativos na área de TI, como era de se esperar, foram as primeiras a desenvolver programas competentes de ITAD. Assim sendo, estenderam com o tempo esses programas de modo a abranger seus fornecedores e também seus clientes, na qualidade de parceiros.
- A informação sempre cria mais valor em processos. Os programas de ITAD não são uma exceção. Quanto mais dados e informações uma empresa possui a respeito dos seus ativos de TI e da forma com que são utilizados, adquiridos, mantidos e substituídos pode poupar muitos custos e criar boas oportunidades.
- Outro aspecto importante está relacionado à forma com que o material descartado é “embalado”, e isso inclui a maneira com que o “vendemos” também. Poucas pessoas comprariam computadores quebrados, por exemplo, mas os países desenvolvidos possuem vibrantes e rentáveis mercados para máquinas “refurbished”, ou reformadas.
- Alinhar as políticas de ITAD às políticas ambientais e sustentáveis numa empresa não é apenas algo “politicamente correto” – é algo que poupará custos.
- O mesmo ocorre com os procedimentos e políticas de segurança da informação. Ativos de TI sem o correto descarte podem gerar riscos e ameaças de privacidade, exposição de dados, roubo de identidade e espaço para outros crimes virtuais.
- Fuja de “pacotes”. Como ocorre com outras áreas consultivas, políticas de ITAD precisam ser desenvolvidas conforme cada empresa. Comprar “soluções prontas” de ITAD é algo que poderá gerar mais problemas do que resolvê-los.
Finalmente, além de agir de maneira correta para reduzir os custos e investimentos, temos de produzir procedimentos de ITAD realmente capazes de, eventualmente, criar receita e valor. Para isso, há mais alguns passos a considerar.
ITAD – como criar valor a partir do “descarte”
Assim como ocorre com a reciclagem, o ITAD é um ciclo capaz de criar valor financeiro para as empresas que o desenvolvem. De certo modo, o potencial de uma boa política de ITAD pode superar qualquer estrutura logística para geração de receita a partir de recicláveis.
Muitos ativos de TI possuem um valor argumentativo e seguem tendências. Além disso, recicláveis, como plásticos e metais, podem ser transportados e manuseados de forma bastante genérica.
No mercado de TI, equipamentos descartados podem ser reutilizados, remontados, desmantelados e até “turbinados”. O cuidado no transporte e no embalo contam pontos e até a atribuição de marcas é algo possível. Para maximizar ganhos, há quatro pilares a observar:
- Tendências de preços – não apenas para os ativos novos equivalentes, mas para mercados de nicho, como o “vintage”. Por exemplo, computadores obsoletos, como o Commodore e o ZX Spectrum hoje podem valer uma bagatela.
- Conjunto – peças e ativos precisam ser mantidos juntos, sempre. Um ativo de TI sem determinadas peças, mesmo que sejam possivelmente substituíveis, pode ter seu valor completamente esvaziado.
- Sanitização – procedimentos para formatação, remoção e destruição de dados precisam ser competentes e abranger a chamada “sanitização”. Os ativos com unidades de armazenamento bem recuperadas têm bons valores e ao mesmo tempo não causam riscos ao proprietário anterior, por ter seus dados completamente removidos.
- Manuseio – pequenos “acidentes” podem levar a perdas milionárias quando o assunto é tecnologia. Isso não ocorre apenas com os ativos novos, mas também com aqueles que seguem a lógica do ITAD.
Abordagem holística – o segredo de um processo bem aplicado
Apenas focar na questão dos custos pode ser um erro. Do mesmo modo, apenas encarar o ITAD como uma postura “responsável” não é o modo mais eficaz de ver a coisa. O processo de ITAD precisa contar com uma visão holística desde os primórdios de sua implementação.
A abordagem holística implica numa visão que encare as responsabilidades do proprietário de ativos de TI – seja na questão sustentável ou na responsabilidade sobre os dados confidenciais ou não presentes nesse parque. Ao mesmo tempo, prescinde de uma óptica que considere o valor do programa – literalmente o quanto cada empresa tem a ganhar: em termos imateriais ou mesmo financeiros.
Ao incorporar esse tipo de visão, uma organização garante a segurança da informação que gera e manuseia. Ela garante retorno dos investimentos feitos na própria tecnologia, além do uso que faz dessa tecnologia. Riscos e alinhamentos com futuras certificações e mesmo exigências governamentais também já são garantidas – antes mesmo dessas normativas serem obrigatórias ou condicionais no mercado.
O momento de investir no ITAD é agora – e as melhores práticas desenvolvidas por grandes empresas nos últimos anos criaram, atualmente, um cenário favorável para a proliferação também em pequenas e médias empresas.